北方工业大学档案管理办法

校发【2026】19号

第一章 总 则

第一条 为深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，提升档案工作法制化、规范化、科学化水平，科学保护学校历史资源，更好地为学校各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《干部档案工作条例》等法规，结合本校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所指档案范围是指北方工业大学各职能部 门和本校师生员工在从事党政管理、教学、科研、招生以及其他各项活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种 文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式、载体的历 史记录。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作之一，也是学校历史文化的积淀和衡量学校教学质量、管理水平的一个重要标志。学校应当把档案工作纳入总体发展规划，列入议事日程，加强领导，使档案工作与学校各项工作同步协调发展。

第二章 档案工作责任制

第四条 学校档案工作由学校校长领导，分管档案工作的校 领导协助校长负责学校档案工作。

第五条 学校主要领导责任

1.全面领导学校档案工作，负责学校档案完整与安全。

2.带头学习贯彻档案工作法律法规、政策文件。

3.协调解决制约档案工作发展的重大问题，研究决定档案工作重大事项。

4.协调领导班子其他成员在分管领域推进档案工作，确保档案工作与本单位各项工作同步协调开展。

第六条 分管档案工作领导责任

1.对学校档案工作负直接领导责任。

2.推动档案工作纳入学校整体发展规划、纳入重要议事日程。

3.负责组织学习贯彻档案工作法律法规、政策文件、工作要求等，并确保有效落实。

4.定期听取档案工作汇报，审核学校档案工作发展规划、经费预算、工作制度等，推动解决档案工作问题。

5.组织开展档案安全检查、应急演练等。

第七条 档案馆负责人责任

1.对学校档案工作负直接管理责任。

2.组织制定档案工作中长期规划、年度计划、工作制度等。

3.推动构建档案工作组织管理体系，采取有效措施确保档案工作运转。

4.审核档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表等相关材料，并抓好落实。

5.统筹推进档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用、统计、移交及信息化建设等各项工作。

6.审核档案宣传、培训等工作方案，并组织实施。

7.监督检查学校档案工作开展情况。

8.及时向分管领导汇报档案工作情况，并提出工作建议。

第八条 各职能部门负责人责任

1.对本部门归档材料真实性、完整性、系统性、准确性负责。

2.组织本部门学习档案工作法律法规、政策文件、工作要求等，将文件材料形成、归档工作纳入部门工作计划。

3.组织制订并审核本部门形成的各类文件材料的归档范围和档案保管期限表。

4.配备兼职档案人员，组织本部门完成年度归档工作，审核归档材料并签署意见。

5.协同档案馆开展档案信息化建设以及本部门档案的开放、鉴定、销毁等相关工作。

6.组织本部门接受档案馆及档案主管部门监督指导。

第九条 专职档案员责任

1.作为学校档案工作直接责任人，负责管理学校档案，并对学校档案工作实行监督和指导。

2.起草学校档案工作规划、计划、方案、制度等；制修订档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表等相关材料。

3.贯彻落实档案工作法律法规、政策文件、工作要求等，开展档案宣传、培训等活动，提高全员档案意识。

4.组织开展学校年度归档工作，对各部门归档文件材料予以审核把关，每年 6 月底前完成上一年度归档工作。

5.集中管理各门类、各载体档案，做好收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用、统计、移交及信息化建设等各项工作。

6.定期组织档案安全检查，确保学校档案实体和信息安全。

7.依据有关规定向市档案馆移交档案，并办理交接手续。

第十条 各部门兼职档案员工作责任

1.认真学习档案工作法律法规、政策文件、工作要求等。

2.制修订本部门文件材料归档范围和档案保管期限表。

3.全面收集本部门各类应归档文件材料，在规定时限内向档案馆归档。

4.参加档案工作培训，接受学校档案馆及档案主管部门监督指导。

5.安全妥善保管本部门待归档文件材料。

6.工作岗位调整时，须及时办理文件交接手续后方可办理离职离岗手续。任何人不得违反《中华人民共和国档案法》相关规定，不得存在拒绝归档或擅自鉴定销毁文件等违法行为。

第三章 管理体制和基本职责

第十一条 学校档案馆业务工作接受国家档案局、北京市档案局和北京市教委办公室的指导、监督与检查。

第十二条 学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则，学校档案馆负责开展全校档案工作。

第十三条 对某些情况特殊的部门可视本单位实际情况建立 业务档案室。业务档案室由本部门领导，配备专兼职档案员，接 受学校档案馆的业务指导和检查。

第十四条 部门主办或承办学校重要活动时，应明确活动档案 资料管理负责人，活动结束后及时将形成的档案材料整理归档。必要时可通知学校档案馆，由档案管理人员参与归档工作。

第十五条 学校档案实行部门立卷制度，“谁承办，谁立卷”， 按部门定期向学校档案馆移交档案。

第十六条 学校档案馆的基本任务和职责

1.贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策及上级主管部门有关档案工作的指示、规定和办法等。

2.负责制订学校有关档案工作的规章制度和学校档案工作的发展规划，监督、指导和检查执行情况并给予业务指导。

3.负责学校档案的收集、整理、鉴别、保管、统计报送和利用等工作。

4.组织建设档案管理信息化系统，指导和协助各单位做好电子档案的形成、积累、整理和归档工作。

5.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源，积极推进档案管理现代化建设。

6.按归档范围和时间核查档案归档情况，对未归档的材料，及时催缴，督促各部门按时归档。

7.负责档案数字化建设，做好档案系统的信息维护，做好电子档案的备份和安全。

8.负责维护档案的安全与完整，做好档案的安全防范、修复和保护工作；对馆藏档案定期检查清点，消除安全隐患；健全档案库房规章制度，实行专人负责制。

9.做好档案的鉴定、销毁工作。

10.负责对全校档案工作人员进行业务培训；开展档案宣传教育活动，提高师生员工档案意识。

11.开展档案学术研究和交流活动。

第十七条 学校各部门的基本任务和职责

1.学校各部门须确定一名单位负责人分管本单位档案工 作；确立一名或多名专职或兼职档案员，人员要保持相对稳定， 负责本部门具体的档案工作。

2.制定本单位的档案管理制度。

3.负责本部门各类档案的收集、整理、保管、立卷和定期移交工作，确保档案的齐全与完整。

4.随时修订本部门档案归档范围和保管期限报学校档案 馆审核后施行。

5.部门负责人需督促本部门档案材料的按时归档，将档案工作纳入部门发展规划，使档案工作与部门各项工作同步协调发展。

6.部门工作人员主动接受本单位和本部门的档案培训、 指导、协调和监督。

7.负责本部门档案工作的其它相关重要事宜。

第四章 文件材料的形成与归档

第十八条 在从事学校工作职责活动中形成的有保存价值 的各种载体的文件材料，必须按规定向学校档案馆移交。对于个 人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠档案资料者， 颁发捐赠证书。

第十九条 各类档案的具体归档范围见《北方工业大学档案 归档范围和保管期限》。学校各部门档案工作人员应对档案材料 进行整理组卷、录入系统，经本部门档案负责人审查合格后移交学校档案馆。

第二十条 文件材料归档的基本要求

1. 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、字迹清晰、符合有关规范和标准的要求，禁用圆珠笔、铅笔书写。

2. 归档的文件材料必须是原件，按归档要求整理立卷，确定保管期限，签署手续齐全，做到完整、准确、系统、规范，用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求。

3. 各部门档案工作人员按照文件材料的自然形成规律，对文件材料整理组卷、编制页号或件号、制作案卷封面、卷内目录，经本部门负责人审核签字后，移交学校档案馆。

4. 纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。

5. 文件材料一般归档一份，重要的应归档副本，分别保存。

第二十一条 各类档案归档时间

1. 学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档完毕。

2. 教学部门按学年归档，应在次学年暑假前归档完毕。

3. 科研、基建等部门应在项目竣工验收后六个月内归档。 设备档案应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档。

4. 学校重大活动应在活动结束后一个月内归档。

5. 实物档案和具有重要意义的档案应随时归档。

6. 组织人事部门形成的个人档案应随时归档。

7. 学生在校期间形成的个人档案材料归档时间按《北方工业大学学生档案管理办法》执行。

第二十二条 学校档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量， 再根据移交清单，与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求并 核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。 第五章 档案的管理与利用

第二十三条 档案的管理

1. 学校档案馆对接收的材料必须进行加工整理、著录、分类、编号、划分保管期限、上架排列、订入档案册保管并编制检索工具，以方便利用。档案编号不得出现重复号和断号，同一档案的不同载体形式为同一档号。

2. 档案库房编制存放示意图，案卷入库时应检查账物是否相符，案卷上必须按排列顺序编制案卷号。

3. 建立登记统计制度，对档案的接收、借出、保管利用等情况进行登记和统计，并认真做好北京市档案局年报统计工作。

4. 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续。利用结束后，管理人员如实填写档案查阅情况，对于开具证明要保留复印件，留档案部门存查。

5. 为确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命，档案库房建设与改造应具有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光的设施。

6. 档案库房的安全和保密工作，应由专人负责，定期检查，遇有特殊情况，第一时间向学校报告，及时处理。对已破损的褪变档案，抓紧修复和复制并及时电子化。

7. 档案人员在调离时，必须在离职前及时做好交接手续。

第二十四条 档案利用

1. 本校教职工查（借）阅一般档案和本部门档案，需在OA 系统上填写申请表，经本部门主管领导批准后，到学校档案馆办理查（借）阅手续；其他单位或个人需查阅时，应持有效证件，表明利用档案的目的和范围，经学校档案馆同意，履行相关登记手续后，方可查阅利用已公布的档案。

2. 编制目录、简介、汇编、索引等多种检索工具，面向全校和社会提供无偿的档案利用服务，不收取任何费用。

3. 加强档案的信息化和数字化工作，以有效保护和利用档案。

4. 利用档案，一般限定在室内阅读，确需借出时，应办理借阅登记手续。借出的档案不得转借他人，不得带到公共场所， 借阅时间一般不超过一周，用毕按时归还。

5. 加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等法律效力。

第六章  电子文件管理

第二十五条 按照档案工作集中统一管理的原则，学校各部门在履行工作中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种电子文件，应由档案馆统一保管。电子文件的归档利用、安全管理、归档范围、保管期限和鉴定销毁等工作，参照学校纸质文件归档的规定执行。

第二十六条 归档电子文件的类型主要包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等各门类电子文件及其元数据。

第二十七条 电子文件的归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案馆移交的过程。

第二十八条 移交档案馆的电子文件一式三套，一套存入移动硬盘库房保管，一套存入磁盘阵列保管，一套在档案管理系统内保存提供利用。档案管理系统内数据每天自动备份一次，每一季度移动硬盘和磁盘阵列各备份一次。

第七章 档案鉴定与销毁

第二十九条 对保管期限已满、失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。对需销毁的档案进行登记造册，并归档保存，作为日后查考的凭证。

第三十条 对需销毁的档案要报请主管校领导批准后，方能销毁。

第八章 考核、奖励与惩罚

第三十一条 学校档案部门建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀工作人员和突出科研成果给予奖励。

第三十二条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和 其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关追究 刑事责任。

1. 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

2. 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

3. 涂改、伪造档案的。

4. 擅自出卖、赠送、交换档案的。

5. 不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的。

6. 其他违反档案法律法规的行为，应按照有关规定的程序和处理方法予以处罚并建立备案制度。

第九章 附 则

第三十三条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十四 本办法自公布之日起执行，原《北方工业大学档案管理办法》校发[2018]29号废止。

附件1：北方工业大学档案催缴单

附件2：北方工业大学档案归档范围和保管期限