北方工业大学学生档案管理办法

党政办发【2026】2号

第一章总则

第一条为加强我校学生档案的规范管理，有效保护和利用档案。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《北方工业大学档案管理办法》等相关文件，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条学生档案是指学生在校期间形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩等各方面情况，以个人为单位集中保存备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是全面了解学生情况及培养、选拔、使用人才的重要依据。

第三条本办法适用于我校全日制学生的档案管理。

第二章学生档案的管理原则

第四条档案馆集中管理学生档案，做好学生档案的接收、审核、整理、保管、利用和转递等日常工作；制定和完善学生档案管理的相关规章制度，做好学生档案管理工作的业务指导、监督检查和业务培训；协同各部门处理解决学生档案管理工作中的相关问题。

第五条学院负责接收新生档案，做好接收记录存档备查，档案审核后移交档案馆统一管理。

第六条教务处、研究生院、学院、学生工作部和招生就业处等相关部门应高度重视学生档案工作，将学生档案工作纳入相关人员的职责范围，指定专人负责归档材料的收集、审核、整理和移交等工作,确保学生档案的完整和规范。

第七条毕业生离校时，招生就业处负责汇总、整理学生档案转递信息并提供给档案馆，学院配合档案馆整理封装学生档案，做好档案转递工作。

第三章 学生档案归档范围及要求

第八条本科生归档材料

第九条 研究生归档材料

第十条学生档案的归档要求

1.各部门向档案馆移交的归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。材料内容必须真实，齐全完整，文字清晰，要有形成材料的主办部门及日期。凡规定由组织审查盖章的，必须有组织审核意见，加盖单位公章。个人文字材料应当有本人签字，特殊情况下，本人未签字的，可由组织注明具体情况。

2.归档材料应统一使用A4规格的办公用纸，材料左边应留有20-25毫米装订边，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。材料内容有更改的地方，在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。

3.归档材料应为原件，特殊情况存入复印件的，经办人必须在复印件上签字、标注复印日期，并注明原件的保管单位，加盖经办单位公章后再归档。

第四章学生档案材料的移交与管理

第十一条新生入学资格审核结束后，学院于每年11月30日前将新生档案统一移交档案馆。移交办法如下（可根据具体情况通过实施细则规范和调整）：

1.学院审核学生档案材料，并填写《档案材料明细表》为学生建档。

2.学院向档案馆移交新生档案，档案馆按干部人事档案审核标准审核新生档案，核实《档案材料明细表》并返回学院。

3.学院组织学生在明细表上签字确认，同时通知学生补齐缺少的材料（学院每学期末提交一次学生补交材料），档案馆将《档案材料明细表》存档备查。

4.学院负责缺失新生档案的追收工作 。

5.学院负责将收到的未报到和取消入学资格的新生档案寄送相关单位。

第十二条学院和相关部门按学生档案的归档范围及时收集材料并归档。

退学、出国、肄业等学生在办理学籍变更手续前已形成的档案材料，所在学院和相关部门要在学生离校前及时将其档案材料移交档案馆归入个人档案。

第十三条档案移交时，归档人应填写归档材料清单（一式两份），清点无误后，双方在移交清单上签字确认，各留存一份。

第十四条新生档案整理后按班级上架，并及时调整休学、复学、退学、转专业等学籍变动的学生档案到相应的班级位置，以便于查找利用。

第十五条所有归档材料应及时归入个人档案，保持档案的完整。移交清单、明细表等装订存档备查。

第十六条已归档材料，任何人不得擅自撤换。

第五章学生档案的查（借）阅

第十七条因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，相关部门可查（借）阅学生档案。

学生不得查阅本人档案，如需开具证明、复印成绩单等一般情况，须学院发起查档申请，本人出示学生证(卡)等效证件到档案馆办理。

校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和本人身份证明，经档案馆审批备案后，方可查阅。

第十八条查（借）阅学生档案须遵守下列规定：

1.查（借）阅学生档案，须在OA上填写《查（借）阅学生个人档案审批表》，经本部门主管领导审批同意后方可查（借）阅。

2.查（借）阅学生档案必须遵守保密制度和查（借）阅规定，严禁划圈、涂抹、批注、涂改、抽取、撤换、增添档案材料；查（借）阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容；借出档案应妥善保管，按时归还，不得转借他人。对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

3.档案管理人员应在查（借）阅者查阅档案后，认真核对、清点档案内材料。

4.未经批准不得复印、拍摄学生档案，因工作需要从档案中取证复印的，须经管理负责人审批，由档案管理人员亲自复印。

第六章学生档案的转递

第十九条转出档案材料必须完整齐全、严密包封，全部档案材料必须一次性寄出，转出档案时，不得扣留档案材料。

第二十条学生档案转递

1.毕业生档案转递。由招生就业处提供档案转递信息，通过邮政EMS及时转递。

2.申请退学、转学和开除学籍学生的档案转递。办理完离校手续后，学生本人持退学通知书（归入档案）和调档函(正式规定不需要提供的地区除外)到档案馆，由档案馆按照有关规定及时转递档案。

第二十一条学生档案转出后，妥善保存好邮政特快专递（EMS）转递单，档案转递通知单底联和回执归档备查。配合做好用人单位和学生的来人、来电、来函的档案转递情况查询工作。

第二十二条滞留学生档案的管理。对于因出国留学、转递失败等各种原因滞留在学校的学生档案，参照相关管理办法执行。

第七章附则

第二十三条本办法未尽事宜或与上级规定不符之处，按上级有关规定执行。

第二十四条本办法自发布之日起施行，原《北方工业大学学生档案管理办法（试行）》（学[2008]）2号）废止。