因为文件材料之间要保持彼此之间的有机联系，所以文件材料的原始积累阶段，就要遵循以下三个原则：

※ 分类存放；

※ 一事一卷或数卷；

※ 不完整不归档；

★ 提示：文件材料的排列顺序：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。有图的文件，文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料单独存放。

高校档案应严格界定“件”的概念，党群、行政、外事类一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册为一件，来文与复文为一件。学生学籍档案可按本科、专科或省内省外为一件，学籍表、录取大帐、成绩总册、以班级或专业为一件， 课程表按年度或学期为一件，教学计划和教学大纲各为一件，试题以学科或专业为一件，毕业生统计表和就业统计表各为一件。出版物一期与定稿为一件。设备按申请报告、批示、批复、与设备说明书及整套随机材料为一件。基建拟建设项目文件归档要求与档案整理规范目录文件的组卷要求，装订好一册为一件。

★ 提示：在立卷的过程中，可能会遇到特殊的情况，例如纸张过大，可进行折叠。传真文件、复写文件字迹因为有不耐久性，多年后字迹会模糊无法辨认。遇到需要保存的传真文件、复写文件，可以复印后加盖公章后再存。