立卷的册数看文件的多少来进行。书籍或封装好已经成册的可不受限制。档案每卷页数应控制在最多100页，多于100页的文件可编号分为多册，例如：教学日历（一）（二）（三）等等。页数过多会导致编页码出错、装订困难、不易整齐、卷内文件录入易出错等问题，特别是案卷太厚，无法放进案卷盒中，不利于以后的保存、查阅和复印。

1、案卷的页码编制

根据立卷原则把卷内文件排列定位后，按排列顺序，在有文字材料的正面的右下角，背面的在左下角编页码，以固定文件在卷内的位置。编页码需要注意以下几点：

（1）从正文开始编页码，案卷目录页不编页码；

（2）凡有字迹或图表的画面都要编号，空白面不编号，同一卷内页码号不得重复出现，切忌漏页；

（3）成册的书籍不再编页码；

（4）一张纸上粘贴若干小材料（如：存根），只编写一个页码。但在目录中要注明存根有几张。这样可为以后的查找提供详细的信息。

（5）未装订的工程图纸必须编码。

2、案卷的封面

案卷封面项目包括（如图1-1所示）：题名、文件起始日期、保管期限、案卷件数、案卷页数、归档号。

案卷题名：封面上的案卷题名的命名要能够涵盖本卷的主要内容，文字简明、通顺、确切，一般不超过50个字。案卷题名要包括年度、责任者、主要内容、文件名称四要素。具体实例详见9、案卷及卷内文件题名范例。

★ 提示：案卷题名应注明年度，便于今后查询利用。

保管期限和归档号由档案室工作人员填写。案卷封面请在飞狐灵通档案管理系统中打印。

3、卷内文件目录

卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排到在卷内文件之前，如图1-2。填写卷内文件目录，是为了统计卷内文件份数，揭示卷内文件内容，便于查找利用。现在实行文档和网上双轨制归档，兼职档案员可在北方工业大学综合档案管理系统中录入卷内文件目录，然后打印出来，放在案卷中。

卷内文件目录必须填写的内容有：卷内顺序号、年度、题名、文件日期、卷内文件页次。

★ 提示：每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[  ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。

4、案卷的封底

案卷封底从档案室领取印刷件直接填写，如图1-3。

封底页的最上面一项是卷内备考表，是本卷情况说明。填写卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。它与卷内文件目录的备注相似但并不一样，它还包括对本卷宏观的标注。

封底页右下角填写立卷人、检查人、立卷时间。 立卷人：由立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者即上级领导签名。立卷时间：填写立卷完成时间。

★ 提示：检查人应是立卷单位主管领导。这表明此卷为本单位形成的，是经过领导认可的。

5、案卷笔迹注意事项

案卷文件中笔迹请使用黑色签字笔，最好不用使用圆珠笔、铅笔、纯蓝钢笔归档。因为圆珠笔、铅笔、纯蓝钢笔属于不耐久的字迹材料，而且铅笔字更容易模糊，并且撰改得可能性比较大。