2018级新生入学材料归档通知
我校新生档案移交工作即将开始，为保证档案材料按时、完整、准确的移交，请各学院做好新生档案的清点、整理，并按《北方工业大学新生档案移交办法（暂行）》及时将新生档案材料移交到档案馆。现就有关事项通知如下：
一、新生档案需归档材料
1.新生入学前形成的档案材料。
2.入学期间形成的学生登记表。
二、新生档案归档流程及注意事项
1.入学前档案材料归档
序号 |
归档流程 |
注意事项 |
1 |
档案接收 |
各学院应做好接收档案的登记并保存，以备日后查证。 |
2 |
档案审核、登记 |
1.学院审核新生档案，填写相应的《学生档案材料明细表》（到档案馆主页相关下载栏目下载），并将明细表放入个人档案袋内。 2.如学院保留学生入党材料的，请在明细表里备注清楚，待其转正之后，再统一移交档案馆。 3.团员证及证书原件返还学生本人保管，党团介绍信转给组织。 |
3 |
制作移交清单、整理排序 |
1.以班为单位，按学号由小到大的顺序排列做好《新生档案移交清单》（此表可下载），清单中必须列出所有已报到的学生以备查证。 2.将归档材料按清单顺序排列。 |
4 |
移交 |
1.主管学生档案工作的老师带好《移交清单》和档案材料一并移交到档案馆。 2.新生档案应在11月30日之前归档完毕。 |
5 |
审核、反馈 |
1.档案馆再次审核，完毕后将《明细表》返回学院。 2.学院组织学生在《明细表》上签字确认，同时提醒学生补齐必须归档的档案材料。 3.将签字后的《明细表》按学号顺序排好交回档案馆，学生补交材料补齐后一同上交档案馆。 |
2.学生登记表归档
做好《新生档案移交清单》连同学生登记表一同交到档案馆。
三、注意事项
1、如有高中学籍则在相应的项目里填写“1”。
2、将《学生档案材料明细表》中未列出的档案材料填写在表格的空白处。
3、不要撤出学生的入团志愿书，需撤出介绍信、团员证和获奖证书原件，介绍信转给团组织，团员证及证书原件返还学生本人保管。
4、高中、高考及本科期间学生奖励材料有几份写几份。
5、注意区分毕业体检表，只有毕业时的体检才算毕业体检表，或有的学校将四年体检记录在一张纸上也算毕业体检表。
6、部分学校授予学位决定记录在成绩单或毕业生登记表中，此类情况需在相应位置按有此类材料填写，并在备注中注明是那份材料。
7、组织学生签字时，务必告知学生涂黑项如为“无”，则必须补齐归档。
8、有问题请致电人事档案室88802583。
北方工业大学档案馆
2018年9月10日
