1

反映本校重大活动、上级领导视察、知名人物来访时的声像材料及文字说明等

永久

2

各部门牵头组织的重大活动的声像材料及说明等

永久

3

反映学校校园概貌、大门等具有特定历史价值的声像材料

永久

4

反映学生、教职工具有历史意义活动的的声像材料

永久

5

各类毕业生照片（按班级分）

永久

6

其他重要的声像材料

永久

1

学校各部门历年来从事教学、科研、管理等各项工作中获得的校级以上的各种奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状和获奖证书等(如本部门设置陈列室，请提交实物照片或证书复印件，并注明存放地，以便于统一管理)

永久

2

学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书等

永久

3

学校历史上使用过的各种校徽、纪念章、印章等

永久

4

学校在各种市级以上（含市级）大型文体活动中获得的奖品

长期

5

兄弟单位、国内外友人赠送的珍贵礼品等

长期

6

其他具有收藏价值的实物

长期

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知等

长期

2

学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、重要报表

长期

3

学校党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

长期

4

落实政策的有关材料

长期

5

副处级以上干部任免、调动和离退休报告、批复、通知等

长期

6

副处级以上干部名册

长期

7

总支、支部改选报告、审批材料

长期

8

党员名册

长期

9

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党材料

长期

10

发展党员、预备党员转正的名册

长期

11

党校材料

长期

12

重要的来信、来访及处理材料

长期

13

支部书记培训班有关材料

长期

14

本校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、照片、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等

永久

（2）大会提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

长期

（3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

15

其他重要材料

1

上级关于宣传工作的文件

长期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

长期

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

5

反映学校重大活动的剪报和杂志

长期

6

统战工作重要会议记录

长期

7

校报

长期

8

其他重要材料

1

上级关于统战工作的文件

长期

2

学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

长期

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长期

6

各民主党派成员和负责人员名册及有关材料

长期

7

统战工作重要会议记录

长期

8

其他重要材料

1

上级有关纪检、监察工作的文件

长期

2

学校纪委、监察工作规章制度

长期

3

学校纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

长期

4

学校纪委、监察工作会议记录

长期

5

重要的群众来信来访及处理意见

长期

6

党员处分、复查材料

长期

7

其他重要材料

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

学校工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表

长期

3

会员代表大会的文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言）

长期

4

工会系统表彰先进集体、先进个人名单、先进事迹等

长期

5

基层工会干部名册

长期

6

会员名单

长期

7

妇女工作有关材料

长期

8

教职工代表大会材料（会议纪要、会议记录、重大事项讨论结果等）

长期

9

其他重要材料

1

上级有关审计工作的文件

长期

2

学校有关审计工作方面的规章制度

长期

3

审计工作计划、总结

长期

4

审计工作统计年表及重要报表

长期

5

审计工作报告、结论及有关材料

长期

6

其他重要材料

1

离退休工作处工作规章制度

长期

2

上级关于离退休干部工作的文件

长期

3

离退休人员享受待遇的文件

长期

4

离退休工作计划、总结、各类统计表

永久

5

离退休工作请示、报告、批复

长期

6

大事记、年鉴、自办刊物

长期

7

离退休工作处会议记录、纪要

长期

8

离退休工作的统计、年度报表

长期

9

离退休工作处组织各类活动的材料

短期

10

其他重要材料

1

综合

（1）上级有关编辑出版工作的文件

长期

（2）上级召开的编辑出版工作会议

长期

（3）本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

长期

（4）本校编辑出版工作规章制度、统计报表

长期

（5）编辑出版部门管理形成的文件材料

长期

（6）编辑工作获奖材料

长期

2

出版物项目

（1）编辑出版合同、协议书

长期

（2）出版请示和批复

长期

（3）原稿

长期

（4）稿件处理单

长期

（5）审稿意见书

长期

（6）期刊铅印本

长期

（7）有参考价值的读者来信、重要评论

长期

3

各级教改课题的立项、结题及其相关资料

长期

4

其他重要材料

1

综合类

（1）上级关于外事工作的文件材料

长期

（2）学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

（3）外事工作统计报表等

长期

（4）外事工作会议材料

长期

（5）外事工作评估材料

长期

2

出国类

（1）上级对出国（境）人员的有关文件材料

长期

（2）国际学术会议论文

长期

（3）出国（境）人员考察、访问材料

长期

（4）出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

长期

（5）国际比赛、竞赛材料

长期

3

来校材料

（1）上级邀请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

（2）外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

（3）专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、评语等有关材料

长期

（4）国际比赛、竞赛材料

长期

4

国际合作与会议

（1）中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

长期

（2）本校完成的国际合作项目、成果等材料

长期

（3）合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

（4）授予外籍人员名誉称号的材料

长期

（5）国际会议的有关材料

长期

5

外国留学生材料

（1）录取审批材料

长期

（2）学籍登记表、学籍卡片

长期

（3）教学计划、大纲、安排

长期

（4）学习情况、成绩及评语

长期

（5）学位论文及学位证书复印件

长期

（6）学生名册

长期

（7）学生去向及有关材料

长期

（8）来校进行、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

6

外籍教师有关材料

长期

7

其他重要材料

1

上级机关关于人事工作的文件

长期

2

学校人事工作规章制度

长期

3

人事工作计划、总结、保告、调查材料、会议记录

长期

4

关于机构、编制计划、计划报告及上级批复

长期

5

关于机内机构设置、变化的文件材料

长期

6

兼职教授有关材料

长期

7

表彰和奖励先进集体、先进职工材料

长期

8

处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料

长期

9

报表

长期

10

师资培养、管理工作计划、规定、总结

长期

11

教师进修计划、安排、总结

长期

12

教师工作量的规定及执行情况

长期

13

教师业务考核材料、新教师岗前培训材料

长期

14

教职工名册（在职、中层干部、离休、退休、本年调入、调出、退休、辞职、病故名单）

长期

15

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复及复审材料

长期

16

教职工工资调整材料

长期

17

临时用工社会保险有关材料

长期

18

教职工录用、调入有关材料（调入行政介绍信、工资介绍信、审批表、报到证、协议及其他重要材料）

长期

19

调出人员材料（调出、辞退、辞职）

长期

20

人事工作请示、报告

长期

21

北方工业大学人字文件

长期

22

住房公基金、养老保险、失业保险材料

长期

23

抚恤金、丧葬费有关材料

长期

24

重要的来信来访及处理材料

长期

25

学校定岗、定编及岗位职责有关材料

长期

26

返聘、外聘教师材料（存人事处）

短期

27

聘任协议、合同等有关材料

长期

28

人才强校申报、审批、考核、总结、简报

长期

29

其他重要材料

1

上级下达的关于教学工作的文件

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

长期

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

进修生有关材料

长期

6

教学工作统计报表

长期

7

教学成果材料

长期

8

学校关于教学工作文件

长期

9

教学工作报告、请示及上级批复

长期

10

教学质量检查材料

长期

11

教学工作会议材料

长期

12

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件

长期

13

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

长期

14

重点学科、专业、实验室建设材料

长期

15

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

16

学科、专业、实验室建设统计报表

长期

17

研究生入学专业课题及指导教师名单

长期

18

新生名单（含分班）

永久

19

学生学籍变更材料（提前毕业、延期毕业、休学、复学、退学材料）

长期

20

学生成绩单（照片、入学时间、毕业时间、证书号）

永久

21

在校学生名册

永久

22

学生奖励材料（学工办立卷、移交）

长期

23

学生处分材料（学工办立卷、移交）

长期

24

学生改名材料（个人说明、户籍所在派出所证明原件）

永久

25

各专业教学计划、教学大纲

永久

26

教学日历（各学院立卷、移交）

长期

27

各专业试题库（我校各专业试题，各学院立卷移交）

长期

28

典型教案、重要备课记录

长期

29

实习计划、总结及有关材料

长期

30

上级有关学位工作文件材料

长期

31

学校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

32

学位委员会会议记录、决定

长期

33

学位委员会授予各层次学位清册

长期

34

特殊情况授予学位报告、说明、名单

长期

35

本科生优秀学士学位论文

长期

36

研究生学位论文及评审材料（注明是否保密、是否优秀）

长期

37

自编、主编教材

长期

38

各系各专业使用教材目录

长期

39

主编教材获奖材料

长期

40

各函授站有关材料（继续教育学院）

长期

41

学生参加各种竞赛材料（参赛通知、学生获奖名单、班级、个人获奖证书复印件、集体获奖原件、指导教师名单、物质奖励情况）

长期

42

研究生会有关材料（研究生部归档）

长期

43

其他重要材料

1

上级有关招生工作的文件

长期

2

学校招生工作计划、规定、简报

长期

3

新生录取材料及新生名单

永久

4

招生宣传材料、招生工作总结

长期

5

毕业生分配材料：工作计划、简报、总结、派遣名册、派遣名册、派遣证领取签收单、毕业生集体照片、其他重要材料

长期

6

毕业生跟踪调查和信息反馈材料

长期

7

其他重要材料

1

科研工作计划、总结、制度

长期

2

学生学术活动

长期

3

申报科学基金及有关批复

长期

4

科研准备阶段有关材料

（1）开题报告与课题调研论证材料

长期

（2）任务书、合同、协议书

长期

（3）课题研究计划、设计

长期

（4）计划执行情况、计划调整或撤销报告

长期

（5）课题投资和预决算材料

长期

5

研究实验阶段

（1）实验、测验、观察、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）

长期

（2）数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明）

长期

（3）设计的文字说明和图纸

长期

（4）研究工作阶段小结、年度报告

长期

（5）配套的照片、底片、幻灯片等

长期

（6）样品、标本等实物目录

长期

6

总结鉴定阶段

（1）研究报告、研制报告

长期

（2）论文专著

长期

（3）工艺技术报告

长期

（4）鉴定会材料

长期

（5）推广应用意见书

长期

（6）鉴定证书

长期

（7）课题工作总结、结题报告

长期

7

申报奖励阶段

（1）科研成果登记表

长期

（2）科研成果报告表

长期

（3）科研成果奖励申报与审批

材料长期

（4）科研成果奖励材料（集体原件 个人复印件）

长期

（5）专利申请书或证书原件或复印件

长期

8

推广应用阶段

（1）转让合同、协议书

长期

（2）生产定性鉴定材料

长期

（3）成果被引用或投产后反馈意见

长期

（4）推广应用方案及实施情况

长期

（5）扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

（6）成果宣传报导材料、对外学术交流材料

长期

9

在国外发表的论文

长期

10

其他重要材料

校  报

1

综合

（1）上级有关编辑出版工作的文件

长期

（2）上级召开的编辑出版工作会议

长期

（3）本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

长期

（4）本校编辑出版工作规章制度、统计报表

长期

（5）编辑出版部门管理形成的文件材料

长期

（6）编辑工作获奖材料

长期

2

出版物项目

（1）编辑出版合同、协议书

长期

（2）出版请示和批复

长期

（3）原稿

长期

（4）稿件处理单

长期

（5）审稿意见书

长期

（6）期刊铅印本

长期

（7）有参考价值的读者来信、重要评论

长期

3

各级教改课题的立项、结题及其相关资料

长期

1

上级有关学生的有关文件

长期

2

学生工作工作计划、工作总结及各项规章制度、岗位责任制

长期

3

学生勤工俭学有关材料

长期

4

学工办负责的各项重大活动材料

长期

5

学生思想政治工作典型调查材料和统计

长期

6

心理咨询工作有关材料

长期

7

学生参加各种竞赛获奖材料（参加竞赛通知、集体奖原件、个人奖复印件、指导教师名单、奖励情况、参加竞赛获奖学生名单、班级、物质奖励情况）

长期

8

处分学生材料：书证、物证、证人证言、当事人的个人陈述（个人检查、签字材料）、视听资料、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录、其他有权部门依法作出的鉴定性结论（学校有关部门处分决定材料）、学生申诉材料、复查结论、报上级备案复印件等

长期

9

解除留校察看材料：个人申请、学校撤消处分的决定

长期

10

军训材料（工作计划、工作总结、评估及其他重要材料，学生参军文件、名单、学籍情况等）

长期

11

获奖学金学生名单、贷款学生名单

长期

12

其他重要材料

1

上级有关共青团工作的有关文件

长期

2

学校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件）

长期

3

学校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

长期

4

团委工作计划、工作总结及各项规章制度、岗位责任制

长期

5

表彰和奖励先进团支部、优秀团员、三好生材料

长期

6

学生社团活动、社会实践有关材料

长期

7

四大节（艺术节、科技节、体育节、文化节）材料

长期

8

团委负责的各项重大活动材料

长期

9

全校学生工作干部名单

长期

10

其他重要材料

1

综合类

（1）上级有关财务会计工作的文件

永久

（2）本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

（3）学校基金管理工作文件

短期

（4）有关财务管理方面的其他文件材料

短期

（5）会计移交清册

长期

（6）财务档案保管移交清册

永久

（7）财会档案销毁清册

长期

2

会计报表

（1）决算报表（含基建综合决算）

永久

（2）预算会计报表

短期

（3）年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

（4）年度以上各种统计报表（含工资报表）

长期

（5）季度以下各种计划、统计报表

短期

3

会计账簿

（1）涉及外事账簿

永久

（2）总账

长期

（3）预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）

短期

（4）预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）

短期

（5）学校专项基金账簿

短期

（6）日记帐

短期

其中现金、银行存款日记账

长期

4

会计凭证

（1）涉及外事的会计凭证

永久

（2）预算内各种原始凭证、记账凭证

短期

（3）预算外各种原始凭证、记账账单

短期

（4）学校基金各种原始凭证、记账凭证

短期

（5）银行存款余额调节表

短期

（6）会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

（7）银行对外账单

短期

（8）涉及债券、债务及未清理完毕的凭证

长期

5

工资清册

（1）工资发放名册

永久

（2）工资转移、证明、通知存根

长期

（1）各种奖金、奖学金、贷学金、名册等

短期

6

其他重要材料

1

上级有关安全保卫工作文件

长期

2

本校安全保卫工作方面的规章制度

长期

3

本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

长期

4

本校师生员工案件的侦查、调查、处理结论及有关材料

长期

5

学校要害部门的安全、消防工作有关材料

长期

6

保卫工作报表

长期

7

获保卫系统先进集体和先进个人材料

长期

8

其他重要材料

1

上级有关后勤工作的文件

长期

2

学校有关后勤工作各项规章制度

长期

3

后勤工作计划、总结、报告、调查材料

长期

4

房屋管理材料（房屋买卖契约、房屋买卖文件、协议、房屋补贴等）

长期

5

后勤工作达标、评估材料（指标、计划、总结、上级批复、领导讲话）

长期

6

防震、防汛、三废治理工作的文件

长期

7

爱国卫生、公费医疗、医疗改革、保健工作、计划生育工作等计划、总结、规定、重要通知等

长期

8

后勤集团聘任工作有关材料

长期

9

后勤集团通信、文件

长期

10

后勤工作重大事件处理材料

长期

11

设备综合材料

（1）上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

长期

（2）本校仪器、设备管理的规章制度

长期

（3）设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期

（4）本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

（5）本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

长期

（6）本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

12

仪器设备项目

（1）申购报告、计划、论证报告（招标文件）

长期

（2）上级或主管领导批复和准购批示

长期

（3）订购合同和会谈纪要、记录等

长期

（4）进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

（5）开箱记录及装箱单

长期

（6）安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

（7）验收报告及文件材料

长期

（8）设备说明及全套随机文件材料（与设备共存）

长期

（9）使用、检修、故障事故记录（设备履历书）（与设备共存）

长期

（10）重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）

长期

（11）技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

长期

13

固定资产明细账

长期

14

其他重要材料

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

基建工作各项规章制度

长期

3

基建工作计划、总结、简报

长期

4

基建工作总体规划

长期

5

基建年度工作总结、统计报表

长期

6

基建工程投资、概率、预算、决算

长期

7

校园总体规划、设计平面图

长期

8

水、电、气管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

10

招投标、中标材料（包括设计、施工、监理、设备采购等）

长期

11

项目建议书及上级批复

永久

12

可行性研究报告

永久

13

项目评估材料

永久

14

环境预测、调查报告

永久

15

设计任务书及计划任务书

永久

16

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验实验报告、重要土岩样说明

永久

17

方案设计

长期

18

初步设计

长期

19

施工图设计

长期

20

技术秘密材料、专利材料

永久

21

设计计算书

长期

22

关键技术实验

永久

23

总体规划设计

永久

24

设计评价、鉴定及审批

长期

25

征地立项批准文件及锭桩坐标成果、红线图、拆迁、补偿协议书、征地合同及其他重要材料

永久

26

产权立项证书

永久

27

土建施工文件

（1）开工审批手续、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

（4）建筑材料实验报告

长期

（5）设计变更、工程更改洽商材料

长期

（6）土建施工定位测量地质勘察

长期

（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

（8）隐蔽工程验收记录

永久

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

（10）部分分项工程质量检查、评定

长期

（11）交工验收记录登记证明

长期

（12）竣工报告、竣工验收报告、竣工设备材料和文件

永久

28

设备及管线安装施工文件

（1）工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

（4）隐蔽工程检查验收记录

长期

（5）强度、密闭性试验报告

长期

（6）设备调试记录

短期

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

（8）系统调试、试验记录

长期

（9）管线清洗、通水、消毒记录

长期

（10）管线标高位置、坡度测量记录

长期

（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

（12）竣工报告、竣工验收报告、竣工备案材料和文件

长期

29

电气、仪表安装施工文件

（1）工程技术要求、技术交底、图纸会审

长期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

（3）调试、鉴定记录

长期

（4）性能测试和校核

长期

（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

（6）操作、连动试验

长期

（7）中间交工验收记录、工程质量评定

长期

（8）电气装置交接记录

长期

30

竣工报告、竣工验收报告

长期

31

全部竣工图纸

永久

32

质量及验收评审材料

长期

33

工程现场声像材料

长期

34

竣工验收会议决议文件和工程竣工验收备案材料

短期

35

基建工程监理材料

长期

36

工程概算、预算、决算

短期

37

主要材料消耗、器材管理

长期

38

交付使用的固定资产

短期

39

大修项目材料

短期

40

其他重要材料

1

各学期教学日历（本科、研究生）

长期

2

各学期各种试题、标准答案、试题分析（本科、研究生）

长期

3

学生参加的各种竞赛材料（教务处组织的竞赛由教务处归档）（参赛通知、获奖学生名单、班级、个人获奖证书复印件、集体获奖证书原件、指导教师名单、物质奖励情况）

长期

4

学校党政工作计划、总结（交学校办公室）

长期

5

各专业毕业论文、论文目录及有关材料（目录标明：序号、姓名、班级、论文题目、成绩、指导教师姓名、职称）

五年

6

学生卡片：学生姓名、性别、籍贯、毕业学校、父母职业、家庭地址、主要成员、高考分数、高考省市、在我校担任的社会职务、处分、奖励材料、学籍变动情况（学生毕业当年按专业、班级向档案室移交）

长期

7

其他重要材料

1

上级有关网络管理工作的文件

长期

2

中心工作规章制度

长期

3

中心工作计划、报告、总结  

永久

4

中心会议记录   

长期

5

本单位参与设备改造等相关课题文件

长期

6

其它重要材料  

1

1

上级有关后勤工作的文件

长期

2

学校有关后勤工作各项规章制度

长期

3

后勤工作计划、总结、报告、调查材料

长期

4

房屋管理材料（房屋买卖契约、房屋买卖文件、协议、房屋补贴等）

长期

5

后勤工作达标、评估材料（指标、计划、总结、上级批复、领导讲话）

长期

6

防震、防汛、三废治理工作的文件

长期

7

爱国卫生、公费医疗、医疗改革、保健工作、计划生育工作等计划、总结、规定、重要通知等

长期

8

后勤集团聘任工作有关材料

长期

9

后勤集团通信、文件

长期

10

后勤工作重大事件处理材料

长期

11

大修存档材料

长期

12

其他重要材料

1

1

上级有关图书馆工作文件

长期

2

图书馆工作各项规章制度

长期

3

图书馆工作计划、报告、总结

长期

4

图书馆工作发展规划、藏品目录、统计报表

长期

5

试题（标准答案、试题分析）、教学日历

长期

6

图书馆与校外交流的有关材料

长期

7

上级单位对图书馆工作评估材料

长期

8

其他重要材料

1