校发〔2018〕29号 

北方工业大学档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为深入贯彻落实党的十九大精神，适应新时代学校发展需要，积极推进档案管理的标准化和规范化建设，科学保护学校历史资源，更好地为学校各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《干部档案管理条例》等法规，结合本校实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法所指档案范围是指北方工业大学各职能部门和本校师生员工在从事党政管理、教学、科研、招生以及其他各项活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校工作的一个重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作之一，也是学校历史文化的积淀和衡量学校教学质量、管理水平的一个重要标志。各部门都要重视档案工作，树立档案意识和档案责任心，保证档案工作依法有序的开展。

第四条  学校各部门应在档案工作中依法依规做到“三纳入”、“四同步”，即把档案工作纳入学校及部门工作,纳入管理制度中，纳入各部门、各处室及工作人员的岗位职责描述中；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结和验收档案工作。

第二章  管理体制和基本职责

第五条  学校档案实行部门立卷制度，“谁承办，谁立卷”，按部门定期向学校档案馆移交档案。学校所有档案材料均是国家和学校的宝贵财富，任何个人或部门不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有，必须定期按规定向学校档案馆移交。

第六条  对某些情况特殊的部门可视本单位实际情况建立业务档案室。业务档案室由本部门领导，配备专兼职档案员，接受学校档案馆的业务指导和检查。

第七条  部门主办或承办学校重要活动时，应明确活动档案资料管理负责人，活动结束后及时将活动中形成的文件材料整理归档。必要时可通知学校档案馆，由档案管理人员参与归档工作。

第八条  学校档案工作由学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作。

学校档案馆业务工作接受国家档案局、北京市档案局和北京市教委办公室的指导、监督与检查。

第九条  学校档案馆的基本任务和职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及上级主管部门有关档案工作的指示、规定和办法等；

（二）制订学校有关档案工作的规章制度和学校档案工作的发展规划，并监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，积极推进档案管理现代化建设；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织建设档案管理信息化系统，指导和协助各单位做好电子档案的形成、积累、整理和归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）按归档时间核查档案归档情况，对未归档的材料，及时发放催缴通知，督促各部门按时归档；

（八）对馆藏档案要定期检查清点，消除安全隐患。建立、健全档案库房规章制度，实行专人负责制；

（九）负责对全校档案工作人员进行业务培训，开展档案宣传教育活动，提高师生员工档案意识；

（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十一）开展档案学术研究和交流活动；

（十二）完成学校交办的其他工作。

第十条  学校各部门的基本任务和档案职责：

（一）学校各部门须确定一名单位负责人分管本单位档案工作。确立一名或多名专职或兼职档案员，人员要保持相对稳定，负责本部门具体的档案工作；

（二）制定本单位的档案管理制度；

（三）落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；

（四）随时修订本部门档案归档范围和保管期限报学校档案馆审核后施行；

（五）部门负责人要督促本部门档案材料的按时归档；

（六）负责本部门各类档案的收集、整理、保管、立卷和定期移交工作，确保档案的齐全与完整；

（七）部门工作人员主动接受本单位和本部门的档案培训、指导、协调和监督；

（八）负责本单位档案工作的其它相关重要事宜。

第三章  文件材料的形成与归档

第十一条  在从事学校工作职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按规定向学校档案馆移交。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠档案资料者，颁发捐赠证书。

第十二条  各类档案的具体归档范围见《北方工业大学档案归档范围和保管期限》。学校各部门档案工作人员应对档案材料进行整理组卷、录入系统，经本单位负责人审查合格后移交学校档案馆。

第十三条  文件材料归档的基本要求：

（一）归档的文件材料应质地优良、书绘工整、字迹清晰、符合有关规范和标准的要求，禁用圆珠笔、铅笔书写；

（二）归档的文件材料必须是原件，按归档要求整理立卷，确定保管期限，签署手续齐全，做到完整、准确、系统、规范，用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求；

（三）各单位档案工作人员按照文件材料的自然形成规律，对文件材料整理组卷、编制页号或件号、制作案卷封面、卷内目录，经本单位负责人审核签字后，移交学校档案馆；

（四）纸质档案材料和电子档案材料应同步归档；

（五）文件材料一般归档一份，重要的应归档副本，分别保存。

第十四条  各类档案归档时间：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档完毕；

（二）教学部门按学年归档，应在次学年寒假前归档完毕；

（三）科研、基建等部门应在项目竣工验收后两个月内归档。设备档案应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档；

（四）学校重大活动应在活动结束后一个月内归档；

（五）实物档案和具有重要意义的档案应随时归档；

（六）组织人事部门形成的个人档案应随时归档；

（七）学生在校期间形成的个人档案材料归档时间按《北方工业大学学生档案管理办法》执行。

第十五条  学校档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据移交清单，与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求并核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。

第四章  档案的管理与利用

第十六条  档案的管理

（一）学校档案馆对接收的材料必须进行加工整理、著录、分类、编号、划分保管期限、上架排列、订入档案册保管并编制检索工具，以方便利用。档案编号不得出现重复号和断号，同一档案的不同载体形式为同一档号；

（二）档案库房编制存放示意图，案卷入库时应检查账物是否相符，案卷上必须按排列顺序编制案卷号；

（三）建立登记统计制度，对档案的接收、借出、保管利用等情况进行登记和统计，并认真做好年报工作；

（四）凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续。利用结束后，管理人员如实填写档案查阅情况，对于开具证明要保留复印件，留档案部门存查；

（五）为确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命，档案库房建设与改造应具有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光的设施；

（六）档案库房的安全和保密工作，应由专人负责，定期检查，遇有特殊情况，第一时间向学校报告，及时处理。对已破损的褪变档案，抓紧修复和复制并及时电子化；

（七）档案人员在调离时，必须在离职前及时做好交接手续。

第十七条  档案的利用

（一）本校教职工查（借）阅一般档案和本部门档案，需在OA系统上填写申请表，经本部门主管领导批准后，到学校档案馆办理查（借）阅手续；其他单位或个人需查阅时，应持有效证件，表明利用档案的目的和范围，经学校档案馆同意，履行相关登记手续后，方可查阅利用已公布的档案；

（二）编制目录、简介、汇编、索引等多种检索工具，面向全校和社会提供无偿的档案利用服务，不收取任何费用；

（三）加强档案的信息化和数字化工作，以有效保护和利用档案；

（四）利用档案，一般限定在室内阅读，确需借出时，应办理借阅登记手续。借出的档案不得转借他人，不得带到公共场所, 借阅时间一般不超过一周，用毕按时归还。

（五）加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第五章  档案鉴定与销毁

第十八条  对保管期限已满、失去保存价值的档案进行鉴定,提出销毁意见。并对需销毁的档案进行登记造册，作为日后查考的凭证。

第十九条  报请主管校领导批准后，方能销毁档案。

第六章  考核、奖励与惩罚

第二十条  学校档案部门建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀工作人员和突出科研成果给予奖励。

第二十一条  有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为，应按照有关规定的程序和处理方法予以处罚并建立备案制度。

第七章  附  则

第二十二条  本办法由学校档案馆负责解释。

第二十三条  本办法自公布之日起执行。

附件：北方工业大学档案催缴单

                      北方工业大学

                       2018年4月16日　　　

附件

北方工业大学档案催缴单

                    ：

根据《北方工业大学档案管理办法》规定，经核查，你部门存在以下情况：

每年六月底之前未完成上一年档案归档工作。   □

重大活动后一个月内未将相关材料归档。       □

借出档案，未按时归还。                     □

其他：                                     □

为保证学校档案的安全管理及档案工作的顺利开展，请部门档案负责人督促档案管理员认真检查、核实，务必于       月底前将未归档（还）材料按要求收集、整理，完整归档。

                              北方工业大学档案馆

                                                                              年    月    日