一、案卷质量要求

1、各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和手写材料利于长期保持。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

5、在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件按永久、长期、短期先后排列。

   凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

   凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的列为长期保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

6、卷内文件材料数量一般不超过100张。

7、卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号。

8、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[  ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。

9、卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，要按要求填写立卷人、检查人、立卷时间。检查人填立卷单位负责人。

10、立卷时要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。

二、归档时间和手续

1、党政部门按年度归档，在次年六月底以前向学校档案室移交。

2、教学部门按学年度归档，在次年寒假前向学校档案室移交。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4、随时接收上级规定应接收的档案。

5、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。