立卷原则与顺序
发表时间:2015-05-07 16:32:00 来源:综合档案室

因为文件材料之间要保持彼此之间的有机联系,所以文件材料的原始积累阶段,就要遵循以下三个原则:

分类存放;

一事一卷或数卷;

不完整不归档;

提示:文件材料的排列顺序:批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。有图的文件,文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料单独存放。

高校档案应严格界定“件”的概念,党群、行政、外事类一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册为一件,来文与复文为一件。学生学籍档案可按本科、专科或省内省外为一件,学籍表、录取大帐、成绩总册、以班级或专业为一件, 课程表按年度或学期为一件,教学计划和教学大纲各为一件,试题以学科或专业为一件,毕业生统计表和就业统计表各为一件。出版物一期与定稿为一件。设备按申请报告、批示、批复、与设备说明书及整套随机材料为一件。基建拟建设项目文件归档要求与档案整理规范目录文件的组卷要求,装订好一册为一件。

提示:在立卷的过程中,可能会遇到特殊的情况,例如纸张过大,可进行折叠。传真文件、复写文件字迹因为有不耐久性,多年后字迹会模糊无法辨认。遇到需要保存的传真文件、复写文件,可以复印后加盖公章后再存。

版权所有:北方工业大学学校办公室       电话:010-88803055     电子邮箱:xiaoban321@ncut.edu.cn
地址:北京市石景山区晋元庄路5号北方工业大学      邮编:100144